Anti-korruption
Holmen tolererar inte någon form av korruption.
Medarbetare får inte ge, utlova, erbjuda, begära eller ta emot ersättning eller förmåner som strider mot tillämplig lagstiftning, god affärssed eller som kan påverka, eller uppfattas påverka, objektiviteten i beslut. All hantering av gåvor, representation och andra förmåner ska präglas av öppenhet, måttfullhet och ansvarstagande.
Risk för korruption kan finnas när andra personer eller företag agerar för Holmens räkning. Medarbetare ska därför vidta särskilda kontroll- och försiktighetsåtgärder inför och under samarbete med agenter, ombud och andra mellanhänder
Konkurrens
Medarbetare får inte delta i några former av överenskommelser, kontakter eller åtgärder med syfte eller resultat att konkurrensen hindras, begränsas eller snedvrids. Medarbetare ska sköta kontakter med konkurrenter med försiktighet och på ett sätt som säkerställer att konkurrensregler följs.
Marknadsföring
Medarbetare ska presentera Holmens produkter och tjänster på ett korrekt och rättvisande sätt . All marknadsföring ska utformas på ett ansvarsfullt sätt och ske i enlighet med tillämpliga regler, god marknadsföringssed och krav enligt annan lagstiftning, såsom regler avseende dataskydd (främst GDPR).
Intressekonflikter
Medarbetare ska undvika sammanhang där egna, anhörigas eller vänners intressen kan riskera att stå i konflikt med vad som är bäst för Holmen. Privata intressen och externa verksamheter får inte påverka eller kunna uppfattas påverka medarbetarnas omdöme eller agerande när de utför sitt arbete för Holmen.
När risk för intressekonflikt finns ska närmaste chef informeras och ansvara för att lämpliga åtgärder vidtas. Om intressekonflikt föreligger får den berörde medarbetaren inte fatta beslut i ärendet för Holmens räkning.
Hantering av insiderinformation
Till följd av att Holmen är ett börsnoterat företag gäller särskilda regler för hantering av information som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt rör Holmen och som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig påverkan på priset på Holmens aktie eller finansiella instrument (”Insiderinformation”). Personer som har tillgång till insiderinformation får inte själva handla med aktier eller finansiella instrument i Holmen och inte heller föranleda någon annan att bedriva sådan handel.
Holmen har en kommitté för hantering av insiderfrågor (”Insiderkommittén”) som består av koncernchef, koncernens CFO och chefsjurist. All förekomst av potentiell insiderinformation ska omedelbart rapporteras till Insiderkommittén.
Holmen ska så snart som möjligt informera allmänheten om insiderinformation. Insiderkommittén kan under vissa förutsättningar besluta att skjuta upp offentliggörandet. Holmen ska då föra loggbok över de personer som har tillgång till insiderinformationen och informera dessa personer om vad det innebär.
Medlemmar av koncernens styrelse, koncernledning och affärsområdesledningar samt personer som arbetar med framtagande av finansiell information och/eller pressmeddelanden på koncernnivå får inte handla med aktier eller finansiella instrument i Holmen under 30 dagar innan Holmens delårsrapport eller bokslutskommuniké offentliggörs (dagen för rapporten inkluderad). Denna begränsning gäller även bolag som kontrolleras av nämnda personer
Holmen ska föra en förteckning över alla personer som enligt Marknadsmissbruksförordningen har ledande ställning och dem närstående personer. Dessa personer ska anmäla sina transaktioner i aktier och finansiella instrument i Holmen till Finansinspektionen och Holmen.
Hantering av information
Information om Holmens verksamhet ska alltid hanteras med gott omdöme och försiktighet. Avseende kommunikation och offentliga uttalanden se vidare i Kommunikationspolicyn.
Information som är affärskritisk, värdefull eller känslig för Holmen ska betraktas som konfidentiell och hemlighållas. Vid utbyte med extern part ska sekretessavtal ingås. Information inom forskning och utveckling är ofta konfidentiell och i vissa fall kan skydd uppnås genom patent. Se vidare i Riktlinje för konfidentiell information, sekretessavtal och patent.
Hantering av personuppgifter
Holmens behandling av personuppgifter ska ske med beaktande av skyddet för den personliga integriteten och i enlighet med tillämplig lag. Behandling får endast ske om det finns ett uttryckligt angivet ändamål och laglig grund för behandlingen. Holmen ska säkerställa att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas vid behandlingen av personuppgifter, att gallring av personuppgifter sker och att information om behandlingen lämnas från bolaget till de registrerade. All
personuppgiftsbehandling ska inkluderas i Holmens GDPR-register. Se vidare i Riktlinje för personuppgiftsbehandling. .
Skatt och penningtvätt
Holmen ska följa gällande lagar och regler avseende skatt och åtgärder mot penningtvätt. Medarbetare får inte acceptera, stödja eller underlätta skatteöverträdelser och penningtvätt.
Omständigheter som ska ses som varningssignaler är om motparten föreslår att betalningar ska ske kontant eller med användning av ovanlig valuta, om förslaget på affärsuppgörelse framstår som omotiverad eller överdrivet komplex eller om önskemål framförs om att involvera länder som saknar koppling till affären. I samtliga fall där motparten inte vill överlämna komplett information ska särskild
utredning ske. Se Riktlinje för skatt.
Internationella sanktioner
Genom sanktioner kan handlingsfriheten begränsas för en stat eller vissa av dess medborgare. Sanktionerna kan utgöras av restriktioner avseende handel, finansiella transaktioner och resor. Varje affärsområdes marknadsavdelning samt Strategiskt Inköp ska ansvara för att gällande internationella sanktioner följs. Avstämning mot gällande sanktioner ska ingå i checklista inför ingående av avtal med ny kund respektive leverantör.